Erfahrene Eventplaner und professionelle Event Software – warum sich externe Hilfe bei der Eventorganisation lohnt

Ob Weihnachtsfeier, Messeveranstaltung, Kongress oder das Fest zum Jubiläum – viele Unternehmen richten pro Jahr eine oder mehrere Veranstaltungen aus. Doch aus der anfänglichen Euphorie und Vorfreude der Organisatoren entstehen häufig Kopfzerbrechen, Stress und Zeitdruck: Location, Musik, Catering, Shuttle-Service, Sicherheitsdienst, Rechtliches, Dekoration, Fotograf, PR. Die To-Do-Liste ist lang und strapaziert die Kapazitäten. Damit einem die Arbeit nicht über den Kopf wächst, kann man verschiedene Aufgaben outsourcen. Aber lohnt es sich, für Ihr Event eine externe Agentur zu engagieren oder bestimmte Prozesse mit einer Event Software zu automatisieren? In diesem Artikel helfen wir Ihnen bei der Entscheidungsfindung.

Eventagentur buchen oder selbst planen?

Die große Frage am Anfang: Schaffen wir die Organisation oder brauchen wir externe Hilfe. Viele tendieren aufgrund der Herausforderungen im Eventmanagement dazu, professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen. Unter welchen Umständen lohnt sich die Investition in einen solchen Dienstleister? Welche Gründe sprechen für eine Eventagentur? Wenn Sie noch nicht sicher sind, helfen Ihnen die folgenden vier Faktoren bei der Entscheidung:

 

  1. Man Power
    Überprüfen Sie die personelle Verfügbarkeit innerhalb Ihrer Abteilung oder Ihrer Organisation. Wie viele Kollegen oder Mitglieder können potenziell an der Planung Ihres Events mitwirken? Sind diese mit anderen Projekten ausgelastet? Machen die Mitarbeiter durch die Event-Planung überdurchschnittlich viele Überstunden?
    Schätzen Sie die anfallenden Stunden großzügig ein und rechnen Sie mit allen Eventualitäten. Entstehen pro Teammitglied über einen längeren Zeitraum wöchentlich mehr als fünf Überstunden, ist das Outsourcen einzelner Aufgaben oder im Extremfall der ganzen Planung ratsam.

     

  2. Zeitlicher Rahmen
    Bevor Sie mit der eigentlichen Organisation eines Events beginnen, kalkulieren Sie den zeitlichen Aufwand: Wie viele Stunden fallen insgesamt für die Planung an? Ist es realistisch, alle anstehenden Aufgaben in der vorgegebenen Zeit mit den internen Kapazitäten zu bewältigen? Gliedern Sie Ihre Eventplanung in Prozessabschnitte. Dies gelingt Ihnen mit einer einfachen Excel-Tabelle. Im Ergebnis erhalten Sie einen übersichtlichen Projektverlaufsplan, in den Sie den Personalbedarf der Abschnitte ergänzen. Stellen Sie fest, dass Sie Ihnen für einzelne Aufgaben das Personal oder die Kompetenz fehlt, lagern Sie diese zielgerichtet aus. Projektmanagement ist die halbe Miete für ein erfolgreiches Event!

     

  3. Know-how
    Wollen Sie ein Event in einer fremden Stadt veranstalten, profitieren Sie von einer Eventagentur mit Ortskenntnis. Sie kennen zuverlässige lokale Dienstleister und Catering-Firmen in der Nähe. So ersparen Sie sich mühseligen Rechercheaufwand und schützen sich gleichzeitig vor bösen Überraschungen.
    Eventagenturen verfügen über viel Erfahrung und haben sicherlich den ein oder anderen Geheimtipp, die das Event besonders machen kann. Agenturen achten zudem auf kleine Details, die Sie vielleicht bisher nicht auf dem Radar hatten, wie GEMA-Gebühren und Lärmschutzrichtlinien. Wenn Sie nicht sicher sind, lassen Sie lieber die Profis ans Werk. So gelingt Ihre Veranstaltung bestimmt!

     

  4. Professionalität
    Wenn Sie ein kleines beziehungsweise privates Event veranstalten, können Sie auch ohne Vorerfahrung die Eventplanung inhouse durchführen. Anders sieht es schon bei externen oder öffentlichen Events aus: Hier lassen sich Fehler nicht so einfach ausbügeln. Haben Sie oder Ihre Kollegen ein solches Event bisher nicht geplant, empfehlen wir Ihnen auf jeden Fall, externe, professionelle Hilfe hinzuzuziehen. Nichts ist schädlicher für Ihr Unternehmen als schlechte Publicity durch unzufriedene Gäste. Daher hat Professionalität die höchste Priorität.

Tipp: Engagieren Sie eine Eventagentur, bedeutet dies keinesfalls, dass Sie die komplette Planung aus der Hand geben müssen. Eventplanungsexperten unterstützen Sie auch bei einzelnen Aufgaben. Ein nettes Extra sind die persönlichen Kontakte der Eventplaner.

Die Vorteile einer Eventagentur auf einen Blick:

  • Kompetenz und Erfahrung: Eventagenturen haben bereits unzählige Veranstaltungen ausgerichtet. Sie kennen sich mit komplexen Themen aus und wissen, worauf es bei einer professionellen Organisation ankommt.

 

  • Großes Netzwerk: Das Recherchieren von Catering-Firmen, Personalvermittlungen und Fotografen nimmt viel Zeit in Anspruch. Eventagenturen arbeiten für jegliche Art von Dienstleistung mit Partnern und kennen die Besten der Branche.

 

  • Optimierung des gesamten Prozesses: Beim Organisieren von Events benötigen Sie vor allem einen kühlen Kopf, Durchhaltevermögen und den Blick fürs Detail. Eine Eventagentur strukturiert und optimiert die Prozesse für Sie. So geht in der Planung nichts verloren.

 

  • Mehr Raum fürs Wesentliche: Das Einholen von rechtlichen Genehmigungen, die Recherche nach Dienstleistern oder das Organisieren von Technik – diese und andere Aufgaben kosten Zeit und Nerven. Lagern Sie diese Aufgaben aus, haben Sie mehr Zeit, sich intensiver um die Einladung und Betreuung Ihrer Gäste kümmern. Das steigert die eigene Motivation und die Freude an der Arbeit.

 

Bei der entscheidenden Auswahl einer geeigneten Eventagentur verlassen sich viele auf ihr Bauchgefühl. Es gibt jedoch einige Faktoren, anhand derer Sie erkennen, wie sich die Spreu vom Weizen trennt.

Wie Sie die passende Eventagentur auswählen

Eine professionelle Eventagentur übernimmt nicht nur die reine Organisation des Events, sondern begleitet Sie von der Konzeption bis zur Durchführung. Bei der Agentur kommt es nicht auf die Größe an – auch Einzelpersonen mit einem starken Netzwerk unterstützen Sie bei der Planung exzellent. Wenn Sie nicht sicher sind, welcher Planer der richtige ist, zeigen wir Ihnen, wie Sie zu einer Entscheidung kommen.

Auf Basis dieser 4 Kriterien sollten Sie die infrage kommenden Eventplaner bewerten:

 

  • Empfehlungen/Bewertungen
    Suchen Sie im Internet, wie beispielsweise auf Facebook oder kununu, nach Erfahrungsberichten mit den Dienstleistungen oder mit dem Arbeitgeber. Deuten Einträge auf ein schlechtes Arbeitsklima oder Unzuverlässigkeit hin, ist diese Agentur nicht geeignet.

 

  • Netzwerk
    Engagieren Sie eine Agentur, die über ein erstklassiges Netzwerk verfügt und eng mit erfahrenen Partnern zusammenarbeitet. Die Vorteile liegen auf der Hand: Fallen Dienstleister oder interne Verantwortliche unerwartet aus, finden Agenturen für Sie schnell Ersatz. Auch wenn Sie spontan noch anderweitige Unterstützung, wie beispielsweise für Ihre PR benötigen, kann eine Agentur mit ihren persönlichen Kontakten kurzfristig weiterhelfen.

 

  • Kosten
    Achten Sie darauf, dass die Kosten der Eventagentur nicht bei mehr als 20 Prozent der Gesamtkosten der Veranstaltung liegen. Letztendlich geht es beim Outsourcen von Dienstleistungen schließlich immer auch um Geld. Sprengen Sie also nicht den Rahmen.

 

  • Referenzen
    Schauen Sie sich die Referenzen der Eventplaner an. Dabei geht es jedoch nicht nur um die Namen. Vielmehr sollten Sie nachforschen – etwa durch ein persönliches Telefonat –, ob das Event zufriedenstellend geplant wurde oder ob es Schwierigkeiten gab.

Tipp: Engagieren Sie eine Eventagentur, die ihren Sitz am Veranstaltungsort hat. Der Vorteil: Sie haben die besten Kontakte und Insider-Tipps vor Ort.

Wie bereits erwähnt, ist es nicht zwingend notwendig, das komplette Eventmanagement aus den Händen zu geben. Es gibt viele Aufgaben, die Sie zum Beispiel mithilfe von professioneller Event Software selbst erledigen können. Dazu gehört beispielsweise das Teilnehmer- und Einladungsmanagement.

Ist das Anschaffen einer Event Software sinnvoll oder nicht?

Die Eventplanung erfolgt in vielen Unternehmen und Organisationen nach wie vor „hands on“. So werden Gästelisten in Excel geführt und Einladungen manuell in Outlook versandt. Auch in anderen Bereichen greifen Menschen auf altbewährte Methoden zurück.

Dabei lohnt es sich, einen Blick auf vorhandene Event Software-Lösungen zu werfen. Diese sind nicht alle gleich. Viele unterstützen beziehungsweise automatisieren nur einzelne Aufgabenpakete – erleichtern Ihnen die Arbeit jedoch erheblich.

Wie eine Event Software Ihre Arbeit erleichtert, beschreiben wir Ihnen nachfolgend am Beispiel der Software zum Teilnehmer- und Einladungsmanagement von miovent.

Diese Softwarelösung ist so konzipiert, dass Ihnen sämtliche Schritte Ihres Gäste- und Einladungsmanagements ganz leicht von der Hand gehen. In dieser Lösung können Sie viele Aufgaben zusammenführen und automatisieren: von der Datenverwaltung bis zur Gestaltung von Rückmeldeseiten, Einladungen und Tickets.

Welche Funktionen Ihnen dabei zur Verfügung stehen, stellen wir Ihnen nachfolgend vor:

 

  1. E-Mail Editor
    In dem E-Mail-Editor von miovent haben Sie die Möglichkeit, E-Mails in Ihrem firmeneigenen Corporate Design zu gestalten. Sie ersparen sich aufwändige Programmier- und Grafikarbeiten. Text- und Bildinhalte können Sie per Drag & Drop beliebig positionieren und die E-Mails auf diese Weise nach Ihren Vorstellungen gestalten. 
  2. Rückmeldeseite
    Mit einem herkömmlichen Einladungsmanagement über Outlook, ist Ihr Postfach voll mit E-Mails zu den Extrawünschen der Teilnehmer. Das Bearbeiten dieser Wünsche ist mit miovent deutlich einfacher. Auf der individuellen Rückmeldeseite hinterlegen Ihre Gäste Essenswünsche, Informationen zu ihren Begleitpersonen sowie zahlreiche weitere Details. Eine Übersicht der Rückmeldungen sehen Sie live in Ihrer Personenliste. 
  3. Datenimport und -export
    Wenn Sie Ihre Gästeliste bisher in Excel verwaltet haben, müssen Sie die Kontakte nicht einzeln in eine neue Software übertragen. Dank einer Import-Funktion können Sie diese Liste in die Software von miovent importieren. Auf diese Weise ist die Umstellung auf die Software deutlich einfacher. 
  4. Ticketshop
    Das Budget zum Programmieren eines Ticketshops haben die Wenigsten. Oft lohnt es sich auch nicht, weil der Shop eventuell nur für ein einziges Event benötigt wird. Mit der Software von miovent bauen Sie diesen unkompliziert alleine auf. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Tickettypen mit unterschiedlichen Preisen, Kontingenten und Designs zu erstellen. Stornierungen verwalten Sie unkompliziert über das Backend. 
  5. App
    Ein kritischer Faktor bei jeder Veranstaltung ist der Einlass. Entweder binden Sie dort viel Personal oder die Gäste warten lange. Das liegt vor allem an umständlichen Prozessen bei der Registrierung. Mit der App von miovent scannen Sie die Tickets Ihrer Gäste mit dem Smartphone ein. Damit sparen Sie viel Zeit pro Gast und vermeiden Frust durch lange Wartezeiten. Zusätzlich stehen Ihnen Echtzeit-Statistiken für Ihr Monitoring zur Verfügung.

 

Tipp: Achten Sie bei der Wahl eines Anbieters für eine Eventsoftware darauf, dass die gesamte Kommunikation und der Datenaustausch nach verschlüsselten und höchsten Standards der Informationssicherheit erfolgen.

An dieser Stelle werden Sie sagen: Klingt ja alles schön und gut, aber die Kosten…

Anbieter von Event Software – so wie miovent – haben attraktive Preismodelle, die eine Software auch für Unternehmen attraktiv macht, die vielleicht nur unregelmäßig Events durchführen.

Was kostet eine Teilnehmer- und Einladungsmanagement-Software?

Je nach Anbieter können die Kosten für eine Software stark variieren. Bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, klären Sie folgende Fragen:

  1. Wie viele Events veranstalten wir pro Jahr?
  2. Haben wir bereits Erfahrung mit der Nutzung einer Event Software?

Benötigen Sie die Software ausschließlich einmal pro Jahr, wählen Sie im Idealfall einen Anbieter ohne laufende Kosten. Die Gebühren sind in diesen Fällen sehr transparent, da Sie je erfolgte Anmeldung einen minimalen Anteil an den Anbieter abtreten.

Bei miovent zahlen Sie beispielsweise pro erfolgte Anmeldung nur 99 Cent und keine Tool-Kosten. Sind Sie hingegen das ganze Jahr über auf die Software angewiesen, entscheiden Sie sich am besten für eine Lösung, die über keine Eventbegrenzung verfügt.

Ausschlaggebend bei den Kosten für die Software ist jedoch immer, wie umfangreich diese ist. Möchten Sie nur einzelnen Aufgaben automatisieren – wie etwa das Teilnehmer- und Einladungsmanagement –, benötigen Sie keine komplexe Software. Setzen Sie daher auf eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung. Dadurch sparen Sie bares Geld.

Tipp: Die Anbieter dieser Softwarelösungen unterstützen Sie auf Wunsch beim Implementieren der Software und setzen das Event für Sie auf. Bei miovent heißt dieses Angebot „Managed Service“ und deckt das Einladungsmanagement, die Datenverwaltung und ein Reporting ab.

Wägen Sie gründlich ab, wie umfangreich Sie ein Eventplaner unterstützen soll oder was eine Software für Sie leisten muss. Lassen Sie sich nicht verleiten, Leistungen in Anspruch zu nehmen (und für diese zu zahlen), die Sie nicht benötigen. Aber sparen Sie auch nicht am falschen Ende.

Wenn Sie mehr über das Teilnehmer- bzw. Einladungsmanagement von miovent erfahren möchten, nutzen Sie unser Kontaktformular.