An diese Dinge sollten Sie bei der Messe-, Kongress- oder Eventplanung denken

Die Planung eines Events, einer Messe oder eines Kongresses erfordert Ausdauer, Umsetzungsstärke und vor allem eins: Eine gute Organisation. Wer bisher keine Berührungspunkte mit der Messe-, Kongress- oder Eventplanung hatte, steht vor vielen Herausforderungen. Wir begleiten Sie auf Ihrem Planungsweg und geben Ihnen einen Überblick, welche Aufgaben bei der Veranstaltungsorganisation anfallen, was dabei zu beachten ist und welche Hilfsmittel nützlich sind.

First things first – Setzen Sie bereits zu Beginn Ihrer Eventplanung Prioritäten. Eindeutige und frühzeitige Grundsatzentscheidungen bilden die Basis für den Erfolg oder Misserfolg Ihrer Planung. Diese legen Sie bereits in der ersten Besprechung innerhalb des Organisationsteams fest. Eine der zentralsten Entscheidungen treffen Sie über die Form der Veranstaltung: Was haben Sie vor? Welche Größe hat Ihre Veranstaltung? Für ein kleines Firmenevent benötigen Sie weniger Kapazitäten als für einen aufwendigen Kongress. Von diesen Überlegungen sind unter anderem das Budget, der Zeitplan, der Ort, die Location und das Einladungsverfahren abhängig.

Achten Sie zudem auf eine konkrete Zielformulierung der Veranstaltung. Liegt kein klares Ziel vor, scheitern Events, Messen oder Kongresse allzu oft. Das können Sie vermeiden. Kommunizieren Sie an alle in die Organisation involvierten Personen die Zielsetzung in Form eines schriftlichen Briefings. Sie sparen dadurch Zeit und vor allem Geld, da die Veranstaltung effektiver und zielgerichteter organisiert ist.

Tipps für Ihre Zielformulierung:

  • Beachten Sie den Anlass. Ist Ihre Veranstaltung produktbezogen, unternehmensbezogen oder personenbezogen?
  • Berücksichtigen Sie Ihre Zielgruppe. Sind Ihr Zielpublikum Mitarbeiter oder externe Gruppen wie Kunden oder Geschäftspartner?
  • Berücksichtigen Sie die Eckdaten (z. B. Datum, Ort, Teilnehmerzahl) Ihres Events.
  • Greifen Sie auf Erfahrungen mit bereits umgesetzten Veranstaltungen zurück.
  • Machen Sie sich Gedanken zu Ihrem Programm (z. B. Vorträge, Shows).
  • Legen Sie das Budget fest.
  • Integrieren Sie soziale Medien und suchen Sie den Kontakt zur Presse, um Aufmerksamkeit für Ihre Veranstaltung zu generieren.

 

Gemeinsam die Veranstaltungsplanung meistern – Das Organisationsteam

Bei Ihrer Eventplanung ist Teamwork gefragt. Dafür benötigen Sie ein Organisationsteam. In diesem sind die Zuständigkeiten unter den Mitgliedern genau festgelegt und definiert. Bedenken Sie, dass Art der Veranstaltung und Teamgröße voneinander abhängen. Planen Sie eine Messe oder einen Kongress, ist der Organisationsaufwand deutlich höher als bei einem kleinen Event. Dementsprechend ist es ratsam, die vielfältigen Aufgabenbereiche auf mehrere Schultern zu verteilen. Stellen Sie zudem eine reibungslose Kommunikation sicher. Nur eine wirksame Kommunikation und Dokumentation des Besprochenen garantiert Ihnen, dass jedes Teammitglied über den aktuellen Stand des Projektes im Bilde ist.

Tipps für Ihr Organisationsteam:

  • Starten Sie mit einem Kick-Off-Meeting zu dem Sie das gesamte Team einladen. Hier stellen Sie Zielsetzung, Aufgaben, Meilensteine und Zeitplanung vor.
  • Legen Sie zu Beginn Ihrer Organisation die Verantwortlichen für die einzelnen Aufgaben und Arbeitspakete fest.
  • Besprechen Sie in regelmäßigen Treffen Arbeitsfortschritte, offene Fragen, Schwierigkeiten und Änderungen.
  • Achten Sie auf die Harmonie innerhalb des Teams. Stimmt die Chemie unter den Beteiligten, erleichtert das die Arbeit und fördert den Zusammenhalt.

 

Perfekte Planung und Qualität braucht Zeit

Ein durchdachtes Zeitmanagement ist unverzichtbar bei Ihrer Organisation. Stellen Sie daher sicher, frühzeitig mit Ihrer Eventplanung zu beginnen und Zeitpuffer einzukalkulieren. Da jederzeit Unvorhergesehenes auf Sie zukommen kann, können Sie mit einem professionellen Zeitplan präventiv vorbeugen und Zeitdruck vermeiden. Bedenken Sie, dass Sie von Ihren externen Dienstleistern abhängig sind. Verzögert sich das Catering oder eine wichtige Lieferung, fängt ein geplanter Zeitpuffer diese Schwierigkeiten ab. Insbesondere für Mitarbeiter, die eine Veranstaltung neben ihrer routinierten Arbeit planen und organisieren, ist ein gut durchdachter Zeitplan unumgänglich.

Tipps für Ihren Zeitplan:

  • Planen Sie ausreichend Zeit für Ihre grundlegenden Entscheidungen zu Beginn der Organisation ein.
  • Überlegen Sie, wie viele Personen im Unternehmen in Entscheidungsprozesse involviert sind. Je mehr Instanzen Sie durchlaufen, desto mehr Zeit benötigen Sie.
  • Rollen Sie das Feld von hinten auf: Legen Sie zuerst das Datum der Veranstaltung fest.
  • Überlegen Sie sich, wie lange Ihr Event zeitlich dauert. Ein paar Stunden, einen Tag oder eine Woche?
  • Prüfen Sie im Vorfeld, ob Events von Wettbewerbern oder innerhalb Ihrer Branche an Ihrem bevorzugten Termin stattfinden. Damit vermeiden Sie Konflikte und stellen Ihre Gäste vor keine Wahl.
  • Setzen Sie feste Termine für die regelmäßigen Abstimmungen des Organisationsteams.
  • Informieren Sie Journalisten frühzeitig über Ihre Veranstaltung.
  • Versenden Sie eine „Safe-the-date“ E-Mail am besten dann, wenn der Veranstaltungstermin bereits feststeht.

 

Mit den wichtigsten Meilensteinen zur erfolgreichen Messe-, Kongress- oder Eventplanung

Bei der Messe-, Kongress- oder Eventplanung stehen Sie vor vielen Hürden. Sie müssen genau planen, strukturieren und dabei immer Ihr Veranstaltungsziel im Hinterkopf behalten. Entscheidend ist, dass Sie sich über die Eckdaten Ihres Events, Kongresses oder ihrer Messe Gedanken machen und diese definieren.

Wichtige Meilensteine:

  • Zielgruppe und Teilnehmerzahl
  • Ort und Location
  • vorhandenes Budget

 

Tipp: Achten Sie bei Ihrer Organisation immer auf rechtliche Pflichten wie Gebühren, Abgaben, Bewilligungen, Versicherungen und Anmeldungen. Auch Alternativprogramme, Parkmöglichkeiten/Transfer und die Sicherheit der Gäste und des Personals dürfen nicht vergessen werden. Informieren Sie sich zudem vorab, ob Sie mit Ihrem Event beispielsweise benachbarte Anwohner oder Unternehmen stören.

Wer ist die Zielgruppe für mein Event?

Der Erfolg eines Events, eines Kongresses oder einer Messe hängt maßgeblich davon ab, für wen Sie die Veranstaltung planen. Stellen Sie sich daher die Fragen: Wer ist meine Zielgruppe? Handelt es sich um ein internes Zielpublikum wie Mitarbeiter oder um externe Gruppen wie Geschäftspartner, Kunden oder die Presse. Viele Unternehmen tappen in die Falle und kommunizieren an ihrer ausgewählten Zielgruppe und deren Bedürfnissen vorbei. Eine Zielgruppenanalyse kann Ihnen helfen, dieses Problem zu umschiffen. Entscheiden Sie zudem sorgfältig, ob Ihr Event im kleinen Kreis stattfindet oder Sie, wie bei Messen und Kongressen, mit einer hohen Teilnehmerzahl rechnen können.

 

Tipp: Planen Sie Ihr Event nicht aus Ihrer Perspektive, sondern beachten Sie die Bedürfnisse Ihrer Zielgruppe:

Was erwartet mein Zielpublikum?
Was ist seine Vorstellung von dem Event?
Welche Motivation haben die Gäste an der Teilnahme?

Welcher Ort und welche Location sind die Richtigen für Event, Kongress und Messe?

Ein guter Veranstaltungsort und eine kreative Location sind mehr als nur eine Rahmenbedingung. Sie zählen zum Teil Ihres Eventerfolgs. Achten Sie darauf, dass Ort und Location mit Ihrem Anlass übereinstimmen. Für eine Firmenfeier benötigen Sie kleinere Räumlichkeiten, weniger Kapazitäten und eine geringere technische Ausstattung als bei einer Messe oder einem Kongress.

Behalten Sie bei der Wahl Ihres Veranstaltungsortes immer die Verfügbarkeit im Hinterkopf und prüfen Sie diese rechtzeitig. Auch die Sicherheit spielt bei der Wahl der Lokalität eine zentrale Rolle. Sind beispielsweise Notausgänge vorhanden und können Sie alle Brandschutzrichtlinien einhalten? Lassen Sie diese Punkte in Ihre Entscheidung einfließen.

 

Das Event-Budget – Sparen Sie nicht am falschen Ende

Ein gelungenes Event muss nicht zwingend mit einem hohen Budget zusammenhängen. Die Kosten halten Sie zum Beispiel durch die Eigenarbeit Ihrer Mitarbeiter im Rahmen oder durch Nutzung Ihrer eigenen Infrastrukturen. Auch durch Fingerfood statt einem teuren Buffet oder einer digitalen Einladung sparen Sie.

Tipp: Damit Sie nicht den Überblick über Ihre Finanzen verlieren, erstellen Sie vorab einen Kostenplan mit einem Maximalbudget je Position. Planen Sie einen Ausgabepuffer von mindestens 15 Prozent ein. Bestimmen Sie zudem eine Person aus dem Organisationsteam, die die Aufgabe des Budgetcontrollings verantwortet.

Sparen Sie dennoch nicht am falschen Ende. Bringen Sie die Faktoren Kosten, Zeit und Qualität stets in Einklang. Drehen Sie zu viel an einer Stellschraube, müssen Sie Einbußen an anderer Stelle hinnehmen. Bemessen Sie zum Beispiel die Kosten zu knapp, leidet die Qualität Ihrer Veranstaltung. Berücksichtigen Sie diesen Grundsatz sowohl bei kleinen Events als auch bei Kongressen und Messen, für die ein höherer Budget-Horizont gilt, sind Sie für Ihre Planung gut vorbereitet.

Je anspruchsvoller Ihre Gäste sind, desto höher fällt Ihre Budget aus. Bei informationsorientierten Veranstaltungen steigen die Kosten schnell, wenn Sie viele Speaker oder einen Moderator engagieren. Legen Sie hingegen bei einem kleinen Event mit Geschäftspartnern den Fokus auf die Beziehungspflege oder Kundenbindung, benötigen Sie weniger Budget, da die Kosten für eine aufwendige Show oder professionelle Rede entfallen.

Das Budget ist eine wesentliche Grundbedingung für Ihre Messe-, Kongress- oder Eventplanung. Setzen Sie sich jedoch nicht unter Druck, wenn Ihnen geringere Mittel für die Organisation zur Verfügung stehen. Auch Einzelpersonen oder kleine Unternehmen haben mit einer kreativen Eventidee die Chance, ein erfolgreiches Event, das positiv in Erinnerung bleibt, umzusetzen.

 

Programmorganisation für Ihre Messe-, Kongress oder Eventplanung

Für eine gute Eventplanung müssen Sie viele verschiedene Punkte beachten. Dazu zählt auch Ihr Programm. Dieses kann Vorträge, Reden, Shows oder Künstler beinhalten. Für eine informationsorientiere Veranstaltung ist es ratsam, einen Moderator mit fachlichem Hintergrund zu engagieren – ein gewinnbringender Pluspunkt, da der Moderator kompetente Nachfragen zu einem Vortrag stellen kann. Doch auch bei einem Show-Event mit hohem Unterhaltungswert ist ein Moderator sinnvoll, um die Gäste strukturiert durch den Abend zu führen.

Tipp: Behalten Sie bei Ihrer Programmplanung die Art Ihres Events und Ihre Zielgruppe im Auge. Wie Sie Ihr Programm inhaltlich aufbauen, hängt stark von diesen Faktoren ab. Bei einem Sportevent in der Turnhalle sind Canapés genauso wenig angebracht wie eine Haxe bei einer Gala mit dem Bürgermeister.

Die Planung einer Messe, eines Kongresses oder eines Events ist immer eine Herausforderung – ganz gleich wie viel Erfahrung Sie damit bereits haben. Lassen Sie sich von kleineren Rückschlägen nicht entmutigen. Wenn Sie unsere Tipps beherzigen, geht Ihnen die Planung leichter von der Hand.

Wir wünschen Ihnen für Ihr bevorstehendes Event gutes Gelingen und den größtmöglichen Erfolg.